- 减少盗窃造成的数据损失风险
在基于云的记录管理平台上存储记录是一种更安全的方式，以确保你的数据安全。敏感的记录可以被单独的密码保护，访问可能被限制在你的企业网络、角色和用户。
另一方面，试想一下，在依靠纸质文件的办公室里，任何工作人员要从他们日复一日处理的实体文件中窃取数据是多么容易。
- 减少物理存储的数据丢失风险
以数字方式保存的数据可以以最小的成本复制和保存在多个地点和设备中，从而减少数据丢失的风险。在需要时，数据很容易被搜索到。
另一方面，复制数据的物理文件是一件费时费力的事情。同时，在相同或不同的地点保存数据需要额外的物理办公空间，从而增加了它的整体成本。随着时间的推移，纸上的数据也可能变得难以辨认，从而带来数据丢失的风险。
- 减少效率低下和收入损失风险
大多数商业合同都规定了在特定时间范围内交付产品和服务的最后期限，并有相关的惩罚条款。使用涉及大量文书工作的手工流程是低效的，因此可能成为延迟交付的原因，从而被施加罚款。
在其他商业合同中，根据完成的工作数量按预先确定的费率进行计费，使用无纸化流程可以提高效率，从而提高供应商的计费水平。
- 减少因误解而导致的数据丢失风险
员工之间信息分享传递是很有必要的。但当所有的东西都潦草地写在纸上时，信息的传递会很困难。
使用数字工具不仅可以减少工作场所的纸张数量，还可以更容易地通过自动工作流程分享知识和交换信息，而不会有任何数据损失。员工可以使用数字系统无缝工作，而不是等待同事把纸质文件交给他们，因为纸质文件在每一步都有可能被误解和数据丢失。
- 减少因自然灾害等不可抗力造成的数据丢失的风险
面对任何形式的自然灾害，纸张可能会被损坏，无法修复。如在火灾、洪水、渗水、地震等情况下，物理存储空间很容易受到重大破坏，你和客户的纸质记录很容易被任何形式的自然灾害所摧毁。